Die Buchhaltungs- und Prüfungsbranche spricht viel über KI und ihre Auswirkungen auf die Berufsfelder. Wir haben dieses Thema bereits in unserem Artikel auf dem Circit-Blog behandelt, in dem es um KI in der Wirtschaftsprüfung und wie Unternehmen KI zur Prozessoptimierung einsetzen können.
Die KI-Technologie entwickelt sich rasant weiter und wird in verschiedene Berufsfelder, einschließlich Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung, integriert. Manchmal fällt es schwer, den Wald vor lauter Bäumen zu sehen: Es wird viel darüber gesprochen, was KI für das Prüfungsmanagement sein und leisten könnte, aber es gibt nur wenige konkrete und spezifische Beispiele für Prompts oder Ideen, die sofort eingesetzt werden können.
In diesem Artikel möchte ich klare Prompts und Ideen für Prompts liefern, um die Lücke zwischen dem, was wir über KI zu wissen glauben, und dem, was sie für uns tun kann, zu schließen.
Der Prompt
Die Antworten, die Sie von ChatGPT erhalten, sind nur so gut wie der Prompt, den Sie verwendet haben. Das Erstellen von Prompts ist eine Kunst und ein iterativer Prozess: Ihr Prompt muss wahrscheinlich einige Male angepasst werden, bevor er nutzbar ist, und Sie sollten so viele Details und Hintergrundinformationen wie möglich hinzufügen.
Für den Prompt zum Prüfungsmanagement, den ich für diesen Artikel verwendet habe, habe ich die folgenden Details hinzugefügt:
- Rolle innerhalb der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
- Größe der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
- Standort der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
- anzuwendender Rechnungslegungsstandard, in diesem Fall IFRS
Ich habe dann die Herausforderungen präzisiert, die ich mit meinen Prompts angehen wollte, und Details zum gewünschten Stil, Ton und Fachwissen angegeben, um sicherzustellen, dass die Antworten auf meine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten und relevant sind. Anschließend habe ich mich noch stärker auf zwei Elemente konzentriert, die mir besonders wichtig sind: Kundeninteraktionen und die Betreuung von Nachwuchskräften.
Hier ist der Prompt, den ich verwendet habe:
Ich bin Prüfungsleiter bei einer mittelständischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Vereinigten Königreich und möchte manuelle Aufgaben reduzieren, Risikobereiche bewerten und hervorheben, effektive materielle Prüfungsverfahren entwickeln, die Prüfungsdokumentation verbessern, die Dateneingabe automatisieren, Anomalien erkennen und Mehrwert für Kunden schaffen, indem ich maßgeschneiderte Beratung und Lösungen anbiete.
Die Antworten auf Prompts sollten umfangreiche Erfahrung im Bereich der Wirtschaftsprüfung widerspiegeln und für das Prüfungsmanagement nützlich sein, unter Verwendung der korrekten Methodik und Terminologie, mit einem besonderen Fokus auf die Einhaltung britischer Vorschriften.
Der Ton sollte beratend sein, um sicherzustellen, dass Kundeninteraktionen sorgfältig behandelt werden, Kundenerwartungen verbessert und gesteuert werden und klare, umsetzbare Erkenntnisse geliefert werden. Die Antworten sollten auch die Wahrung der Vertraulichkeit von Kundendaten, den Umgang mit sensiblen Informationen sowie Überlegungen zur Schulung und Betreuung von Nachwuchskräften umfassen.
Die Antworten sollten prägnant, objektiv und professionell sein. Bitte beginnen Sie damit, meine Herausforderungen den Phasen eines Prüfungsauftrags zuzuordnen: Vorbereitung, Planung, Durchführung und Abschluss/Berichterstattung.
Mit dieser Vorgabe kann ich spezifische Fragen stellen, die mir in den verschiedenen Phasen der nächsten Prüfung helfen. Fügen Sie die Fragen einfach unten am Ende der Anweisung ein.
Vorbereitung
Kundenaufnahme und Risikobewertung:
- „Helfen Sie mir, ein Auftragsbestätigungsschreiben zu entwerfen, das spezifische Bedingungen bezüglich Vertraulichkeit, Datenschutz und AML/KYC-Compliance für einen neuen britischen Kunden enthält.“
- „Geben Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten regulatorischen Änderungen in der britischen Prüfungsbranche, die sich auf die Risikobewertung für einen Kunden in [specific industry] auswirken könnten.“
- „Erstellen Sie eine Agenda für das erste Kundengespräch, einschließlich Diskussionspunkten zu Prüfungszielen, Zeitplänen und Schwerpunkten.“
- „Identifizieren Sie potenzielle Bereiche von Compliance-Risiken in den bereitgestellten Unternehmensrichtlinien und -verfahren.“
Kundenkommunikation und Erwartungsmanagement:
- „Erstellen Sie eine Checkliste für ein Kick-off-Meeting mit einem neuen Prüfungskunden, die sich auf Umfang, Zeitpläne, Lieferobjekte und das Management der Kundenerwartungen konzentriert.“
- „Entwerfen Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung, die auf einen in Großbritannien ansässigen Prüfungskunden zugeschnitten ist und die Einhaltung der DSGVO sowie den Umgang mit sensiblen Informationen hervorhebt.“
- „Erstellen Sie Vorlagen für gängige Kundenkommunikationen, wie Informationsanfragen, Follow-up-E-Mails und Statusaktualisierungen.“
Teamausrichtung:
- „Erstellen Sie eine Aufgabenverfolgungsvorlage für das Prüfungsteam, die wichtige Meilensteine, Fristen und verantwortliche Teammitglieder umreißt.“
Prüfungsplanung
Risikobewertung und Wesentlichkeit:
- „Erstellen Sie eine Vorlage für eine Risikobewertungsmatrix, die Hochrisikobereiche basierend auf öffentlichen historischen Daten und branchenspezifischen Risiken für einen britischen Kunden hervorhebt.“
- „Nennen Sie die Faktoren, die bei der Festlegung von Wesentlichkeitsgrenzen in einer Prüfung zu berücksichtigen sind, mit Schwerpunkt auf quantitativen und qualitativen Aspekten.“
Prüfungsstrategie und Ressourcenallokation:
- „Geben Sie Vorschläge zur Integration von Datenanalysen in die Prüfungsstrategie, um die Dateneingabe zu automatisieren und Anomalien zu erkennen.“
- „Listen Sie Best Practices für die Zuweisung von Aufgaben an Junior-Prüfer auf, die ihrer Erfahrung entsprechen und Entwicklungsmöglichkeiten bieten.“
Prüfungsdurchführung
Einzelfallprüfungen und Beweismittelbeschaffung:
- „Empfehlen Sie automatisierte Einzelfallprüfungen für Routineaufgaben wie Abstimmungen und erläutern Sie, wie diese in den Prüfungsarbeitspapieren zu dokumentieren sind.“
- „Erstellen Sie eine Vorlage zur Dokumentation von Systembegehungen interner Kontrollen, die den britischen regulatorischen Anforderungen entspricht.“
- „Entwerfen Sie Einzelfallprüfungen für die Umsatzrealisierung, mit Fokus auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Passen Sie die Verfahren an die spezifische Branche des Kunden, [Branche einfügen], und die relevanten Rechnungslegungsstandards an.“
Kundeninteraktion und Anomalieerkennung:
- „Schlagen Sie Wege vor, den Prüfungsfortschritt und die Ergebnisse an einen Kunden zu kommunizieren, insbesondere wenn Anomalien oder Risikobereiche erkannt werden, unter Wahrung der Vertraulichkeit.“
Abschluss und Berichterstattung
Erstellung und Überprüfung des Prüfungsberichts:
- „Helfen Sie mir, einen klaren und prägnanten Entwurf für einen Prüfungsbericht zu erstellen, der die wichtigsten Feststellungen [wichtigste Feststellungen einfügen] hervorhebt und schlagen Sie Empfehlungen vor, die mit den Zielen des Kunden [Kundenziele] übereinstimmen.“
- „Geben Sie mir eine Checkliste zur Überprüfung eines Prüfungsberichts, um sicherzustellen, dass er evidenzbasiert ist, den britischen Standards entspricht und angemessen kommuniziert wird.“
- „Erstellen Sie eine Zusammenfassung des Prüfungsberichts, einschließlich der wichtigsten Feststellungen, Empfehlungen und der Einhaltung relevanter Prüfungsstandards. Stellen Sie sicher, dass die Zusammenfassung umfassend ist und den International Standards on Auditing (ISAs) sowie den Dokumentationsrichtlinien entspricht.“
Kundenbesprechung und kontinuierliche Verbesserung:
- „Erstellen Sie eine Tagesordnung für eine Kundenbesprechung nach der Prüfung, mit Schwerpunkt auf der Erörterung der Ergebnisse, der Bereitstellung maßgeschneiderter Beratung und der Einholung von Kundenfeedback.“
- Listen Sie Fragen auf, die dem Kunden während des Debriefings gestellt werden sollten, um Feedback zum Auditprozess zu erhalten und zukünftige Aufträge zu verbessern.
Phasenübergreifende Überlegungen
Schulung und Entwicklung von Nachwuchskräften:
- Schlagen Sie Themen für eine Schulung für Junior-Prüfer vor, die den Einsatz von Datenanalysetools im Auditprozess behandelt.
- Stellen Sie eine Mentoring-Checkliste zur Verfügung, die Junior-Prüfern hilft, ihre Fähigkeiten in der Kundenkommunikation und im Vertraulichkeitsmanagement zu verbessern.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Best Practices:
- Fassen Sie die jüngsten Aktualisierungen der britischen Prüfungsstandards zusammen, die ich in unsere Auditprozesse integrieren sollte.
- Entwerfen Sie einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung der Auditprozesse, der sich auf die Ausrichtung an Best Practices und die Steigerung der Effizienz konzentriert.
Vorbehalte bei der Nutzung von ChatGPT für das Auditmanagement
Vertrauliche Daten
Die Eingabe vertraulicher Daten in ChatGPT steht im Widerspruch zu den empfohlenen Nutzungsrichtlinien und könnte die Vertraulichkeit von Kundendaten sowie die DSGVO-Vorschriften verletzen. Dies umfasst Finanzberichte, Kundennamen oder jegliche geschützte Informationen. Erwägen Sie stattdessen die Verwendung synthetischer oder verschleierter Daten. Seien Sie selbst bei synthetischen Daten vorsichtig, um nicht versehentlich Muster offenzulegen, die de-anonymisiert werden könnten.
Prompts wie:
- Extrahieren Sie die wichtigsten Finanzkennzahlen aus den folgenden Finanzberichten und erstellen Sie eine vergleichende Analyse.
- Konvertieren Sie die folgenden vom Kunden bereitgestellten Finanzdaten in ein strukturiertes Excel-Format, das für die Audit-Analyse geeignet ist.
- Vergleichen Sie die vorgelegten Finanzberichte mit den Berichten des Vorjahres und heben Sie wesentliche Änderungen hervor.
können mit synthetischen oder verschleierten Daten verwendet und experimentiert werden. Für diesen Artikel wollte ich mich auf Prompts konzentrieren, die nicht auf vertraulichen Daten basieren. Bei der Verwendung von Daten in ChatGPT ist stets darauf zu achten, dass diese Daten öffentlich zugänglich und nicht vertraulich sind.
Falsche Antworten
Die Ausgaben von ChatGPT können falsch sein. Es ist als Assistent gedacht, der mit Menschen zusammenarbeitet, und daher müssen alle Ausgaben von ChatGPT überprüft werden, und eine gesunde Portion professioneller Skepsis sollte stets angewendet werden.
Regulatorische Richtlinien
Prüfer, die ChatGPT nutzen, sollten auch sicherstellen, dass diese Nutzung den Richtlinien ihres Unternehmens und dem umfassenderen regulatorischen Rahmenwerk, obwohl Letzteres noch nicht vollständig klar ist. Bislang haben die Regulierungsbehörden die Fähigkeiten der KI und deren enorme Auswirkungen anerkannt, doch das regulatorische Rahmenwerk für KI befindet sich noch in der Entwicklung. Die britische Regierung arbeitet aktiv an der Entwicklung neuer Vorschriften.
Fazit
Die Nutzung von ChatGPT für das Audit-Management und die damit verbundenen Vorteile erfordert eine experimentelle Denkweise und einen iterativen Ansatz, kombiniert mit einem ausgeprägten Sinn für Ethik und Datenschutz.
Ein gut durchdachter Prompt mit so vielen Details wie möglich ist der Schlüssel zur Generierung von Antworten, die einen Mehrwert bieten. Die generierten Antworten müssen gründlich überprüft werden.
Wenn Sie Zugang zu ChatGPT Pro haben, können Sie auch Ihr eigenes GPT erstellen, das einen initialen Prompt verwendet, dem Sie Verfeinerungen hinzufügen können. Mehr darüber, wie Sie ein benutzerdefiniertes GPT verwenden können, um einen technischen Direktor zu erstellen, erfahren Sie in unserem aktuellen Blog.
Letztendlich wird die beste Instanz von ChatGPT diejenige sein, die vom einzelnen Benutzer erstellt und verfeinert wurde. Indem man Nachfragen stellt und Feedback zur Qualität der Antworten gibt, werden diese immer besser werden.
Ich hoffe, dieser Artikel war hilfreich beim Erstellen von Prompts und indem er Ihnen einige Prompts an die Hand gibt, die Sie sofort nutzen und mit denen Sie experimentieren können.
