Hoe pakken toonaangevende accountantskantoren het verzamelen van bankgegevens aan?
In een gesprek met BDO en Grant Thornton UK onderzoeken we hoe zij in het verleden bankgegevens verzamelden, de uitdagingen hieromtrent, hoe ze het nu doen en wat zij denken dat de toekomst zal brengen. Door technologie te implementeren, behaalden beiden aanzienlijke verbeteringen die we in dit artikel verder zullen toelichten.
Onze gasten:
Bethany Duffy
Als Digital Audit Associate bij Grant Thornton bevindt Bethany zich in een unieke positie om commentaar te geven op haar ervaringen met het verzamelen, beheren en verwerken van gegevens in haar dagelijkse rol bij een toonaangevend accountantskantoor.
Greg Homer
Directeur bij BDO, werkzaam in Data Analytics Technology Risk Assurance. Greg heeft meer dan 14 jaar ervaring in digitale financiële audits, met betrekking tot technologie- en datarisico's, waaronder risico- en financiële analyses, datastrategie en datagovernance.
De status quo: door de klant aangeleverde bankgegevens
We horen vaak van klanten en anderen die met ons in gesprek gaan dat bankafschriften nog steeds grotendeels op papier worden verzameld, een situatie die zowel voor auditors als hun klanten frustrerend kan zijn. Het ontvangen van deze essentiële informatie via dit kanaal vereist veel controle, navragen, standaardiseren en verwerken voordat deze gegevens een bruikbaar onderdeel zijn van een digitale workflow.
Greg licht toe: “Doorgaans kregen onze financiële teams gegevens op elke mogelijke manier. Dus, in sommige gevallen waren het pdf's, in andere gevallen papieren afschriften, CSV-downloads of Excel-documenten: Dit betekende dat we veel inconsistentie hadden in de aanpak van verschillende auditteams, waardoor het moeilijker werd om de methodologie op een consistente manier toe te passen en ervoor te zorgen dat onze teams de volledige en accurate populatie hadden.”
En Bethany legt uit hoe het vroeger bij GT werkte: “Voorheen gingen we ter plaatse bij de klant, of toen COVID toesloeg, was het scherm delen: we moesten zitten en al deze 12-maandelijkse rapporten bekijken. Dat is niet alleen tijdrovend voor ons, maar ook voor de klanten.
Bovendien zijn de gegevens die we verkrijgen door ter plaatse te zijn of tijdens het delen van schermen eigenlijk niet zo nuttig: we kunnen niet filteren, we kunnen niet sorteren. Het andere grote probleem is dat CSV's en Excel-bestanden bewerkt kunnen worden. Om deze belangrijke punten aan te pakken, ligt er een grote kans met Open Banking en andere technologieën.”
Wat Greg en Bethany noemden, zien we terug in de resultaten van de peiling die we tijdens het webinar hielden, waarin we de vraag stelden: Wat is de meest voorkomende manier waarop u vandaag bankafschriften ontvangt?
64% van de respondenten gaf aan deze gegevens via papier of pdf te ontvangen. Deze gegevens zijn niet bruikbaar in de vorm waarin ze worden ontvangen, wat betekent dat er extra inspanningen moeten worden geleverd om ze om te zetten in iets dat bruikbaar en tastbaar is in een auditdossier.
Dit betekent tijd besteed aan het verzamelen en invoeren van gegevens, tijd die zou kunnen en hoogstwaarschijnlijk zou moeten worden besteed aan testen.
Het heden: technologie benutten voor onafhankelijke gegevensbronnen
Hoe kunnen we de uitdagingen van de status quo achter ons laten en overgaan naar een model dat gebruikmaakt van beschikbare tools en de weg vrijmaakt voor verdere innovatie?
Het direct vanuit de bron verzamelen van bankgegevens is onderdeel van het heden: gestandaardiseerde gegevens, direct van de bron, van één enkele aanbieder. De laatste component hiervan is de mogelijkheid om hierop voort te bouwen om verdere opties en mogelijkheden te ontsluiten.
Open Banking is de hoeksteen voor het soepel en direct vanuit de bron verkrijgen van transactiegegevens. Hoe wordt dit dan benut bij GT en BDO?
Bethany legt uit: “De standaardisatie is voor ons echt een cruciaal onderdeel, niet alleen de gestandaardiseerde data, maar ook het feit dat we een gestandaardiseerd proces kunnen krijgen. Hiervoor gebruiken we het Circit-dashboard, maar ook API's die we vervolgens in onze processen integreren, dat zorgt ervoor dat we een consistente en standaard aanpak hebben die alle auditteams kunnen gebruiken. Uiteindelijk geeft het ons meer zekerheid over dat kassaldo, omdat wat we krijgen rechtstreeks van de bron komt en er geen potentiële manipulatie van die bankrekening mogelijk is.
We ondersteunen dit met training om lokale auditteams te onderwijzen in het gebruik van Open Banking en hen de echte voordelen te laten zien: voor henzelf en voor de kwaliteit van hun werk.”
Open Banking kan worden benut met of zonder op maat gemaakte systemen en processen, via API's. Bedrijven hebben interne technische expertise nodig om API-verbindingen op te zetten en te integreren met bestaande systemen. Bedrijven die daarvoor de capaciteit of teams niet hebben, kunnen kiezen voor een platform zoals Circit dat dit onderdeel voor hen regelt, wat niet alleen de mogelijkheid biedt om efficiëntie te ontsluiten en de auditkwaliteit te verbeteren, maar ook de tijd minimaliseert om de voordelen van hun opdrachten te realiseren.
Greg: “We hebben feitelijk de beslissing genomen om onze eigen interne oplossing te bouwen om die bankgegevens automatisch te importeren en met de individuele teams te delen wat we van hen verwachten. Dat stelt ons in staat om het zeer nauw te koppelen aan een methodologie en een uiteindelijke documentatie van het auditdossier op te stellen. We kunnen dat vrij efficiënt en met hoge kwaliteit doen, dankzij de functies die Circit ons biedt.
De feedback van onze teams is uitsluitend positief: ze willen meer, en ze willen het bij meer audits gebruiken. Een grote uitdaging bij analyses zal altijd het verkrijgen van data zijn, maar we beginnen nu enkele van die uitdagingen op te lossen, met name op het gebied van auditkwaliteit, efficiëntie en inzicht.”
De toekomst: naar geautomatiseerd testen?
Met die hoopvolle noot wenden we ons tot het laatste onderwerp dat we in het webinar bespraken: de toekomst die wordt ontsloten door ontwikkelingen in Open Banking. Kunnen we evolueren naar geautomatiseerd testen, zoals geautomatiseerde grootboekcontrole: een grootboekafschrift van de klant nemen en dit automatisch matchen met onafhankelijke bankgegevens verkregen via open banking?
Vooruitkijkend naar de komende 2 jaar, wat zijn de verwachtingen binnen de teams van BDO en GT?
Bethany: “Zodra je de bankgegevens hebt, ontketent dit een soort explosie van innovatie wat je ermee kunt doen. Het geeft ons een schat aan inzichten en analyses. Ook geautomatiseerde grootboekafstemming komt binnen handbereik. Voorheen zouden we er niet van gedroomd hebben om dit soort dingen te doen, maar nu beginnen we ernaar te kijken.
Open Banking kan bijzonder nuttig zijn bij kaswerkzaamheden, omdat het ons in staat stelt een diepgaande impact te hebben op wat we met contanten doen. Het is niet alleen het beperken tot een bankverklaring, we kunnen het kassaldo over een bepaalde periode bekijken, we kunnen de gezondheid van een bedrijf beginnen te beoordelen, we kunnen problemen zien aankomen voordat ze zich daadwerkelijk voordoen.”
Greg: “De hoop zou zijn om massaal over te stappen op geautomatiseerde afstemming: voor bankbevestigingen, digitale bankbevestigingen, afstemming met het grootboek en subgrootboeken. Met Open Banking en deze binnenkomende data wordt het toegankelijker voor meer van onze auditinstanties.
We zullen ook die uitgebreidere datahistorie hebben die nodig is om na verloop van tijd meer profilering te doen: eerdere prestaties, huidige prestaties, en zelfs het voorspellen van toekomstige prestaties. Op dit moment genereren we 15 maanden aan data. We kunnen dat in de loop van de tijd opbouwen, zodat we in de toekomst 24-36 maanden kunnen gebruiken om analyses te onderbouwen. Wat audits betreft, gaat het meer over wat we verwachten, in plaats van wat we doen.”
Open Banking is de basis voor het ontsluiten van die mogelijkheden. Een platform zoals Circit kan dit binnen handbereik brengen voor teams die niet de interne expertise hebben om deze systemen zelf te bouwen. Een speciaal gebouwde matching engine, zoals die in de Verified Analytics-module van Circit, kan verdere automatisering binnen handbereik brengen.
De matching engine kan gegevens rechtstreeks van de bank gebruiken, samen met een upload van klantgegevens, en de grootboekafstemming automatisch uitvoeren. Met enkele van de meer geavanceerde analyses, zoals in ons Verified Insights-model, kunnen veranderingen in contanten worden gevolgd: hoogte- en dieptepunten, grote en ongebruikelijke transacties, die allemaal kunnen worden gebruikt binnen een risicobeoordeling of continuïteitsbeoordeling gedurende de audit.
Conclusie: de barrières voor de implementatie van technologie
Dat brengt ons bij de tweede peiling die in het webinar werd besproken. De gestelde vraag was: “Wat is uw grootste uitdaging bij het implementeren van technologie voor gegevensverzameling?”.
Hierop stemde 36% van de respondenten voor het beoordelen van ROI, 25% voor klantacceptatie, 24% koos voor het vinden van de juiste leverancier en 15% noemde personeelsbetrokkenheid.
Hieruit kunnen we concluderen dat ondanks de toegenomen belangstelling voor Open Banking-oplossingen, er nog steeds (vermeende?) hindernissen zijn voor sommige bedrijven, misschien wel onnodig.
ROI zal immers duidelijk worden uit de tijd die wordt bespaard op auditdossiers en vervolgens wordt geïnvesteerd in diepere analyses die klanten zullen waarderen. Klantacceptatie wordt gemakkelijker naarmate zowel klanten als auditteams zich sneller tot technologie wenden. Het vinden van de juiste leverancier – of het kiezen om infrastructuur intern te bouwen – wordt beide vergemakkelijkt door het brede scala aan beschikbare opties en het hernieuwde en toenemende vertrouwen en de positiviteit ten aanzien van technologie. Tot slot, personeelsbetrokkenheid: zoals zowel Greg als Bethany al zeiden, zullen teams nieuwe technologieën omarmen als bewezen wordt dat ze processen eenvoudiger maken. Met de juiste training is dit punt eenvoudig aan te pakken.
Dus, wat is de volgende stap? Vooruitstrevende bedrijven die nieuwe technologische mogelijkheden omarmen, bevinden zich in een ideale positie: keuzemogelijkheden, voorbeelden van andere bedrijven die deze veranderingen succesvol hebben omarmd en veel beschikbare kennisdeling om hen te begeleiden.
Meer weten?
Vooruitstrevende bedrijven die nieuwe technologische mogelijkheden omarmen, bevinden zich in de perfecte positie: ze hebben keuzemogelijkheden, voorbeelden van andere bedrijven die deze veranderingen succesvol hebben geïmplementeerd, en veel beschikbare kennisdeling om hen te begeleiden.
