Wie man die Prüfungseffizienz steigert und Risiken in der Prüfungssaison reduziert
Die Prüfungslandschaft verändert sich. Für viele begann dies mit der Pandemie, die die Arbeitsweise aller veränderte. Technologielösungen, wie die Cloud-Plattform von Circit, können helfen, diese Veränderungen zu bewältigen, indem sie eine einfachere Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Teams fördern, die jetzt hybrid arbeiten.
In einem kürzlich stattgefundenen Circit-Webinar (zum Ansehen nach unten scrollen) erörterte unser Team diese Veränderungen und zeigte, wie Technologie in dieser Prüfungssaison mit optimaler Effizienz eingesetzt werden kann. Wir identifizierten fünf Schlüsselbereiche, in denen sie wirkungsvoll sein kann.
Schauen wir uns an, welche das sind.
Mandantenvorbereitung
Wir begannen unser Webinar mit einer Umfrage, um die größten Herausforderungen für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in dieser Prüfungssaison zu verstehen. Über 55 % der Antworten zeigten, dass die Mandantenvorbereitung die größte Herausforderung darstellte.
Die Mandantenvorbereitung stellt die Herausforderung dar, einen konsistenten, reproduzierbaren Engagement-Prozess bereitzustellen, der mit der Erweiterung und Diversifizierung des Mandantenstamms skaliert werden kann. Nehmen wir zum Beispiel Vollmachten: Im Idealfall werden diese über eine einzige Plattform versendet und gespeichert, auf der der Mandant auch mit der Wirtschaftsprüfungs- oder Steuerberatungsgesellschaft zusammenarbeitet.
Innerhalb der Circit-Plattform können Sie Signing Docs nutzen, um Auftragsbestätigungen, Erklärungen und Bescheinigungen zur Unterschrift an Mandanten zu senden, sowie Vollmachten, wodurch ein standardisierter, konsistenter Prozess für alle unterschriftsbedürftigen Dokumente geschaffen wird.
Konsistenz ist eine Komponente, die sich in der Prüfungslandschaft verändert hat, und sie bietet immer noch oft Verbesserungsmöglichkeiten. Unternehmen, die sich vom Wettbewerb abheben wollen, müssen dies als Teil ihrer Prozesse anbieten können.
Ressourcenmanagement
Im Anschluss daran wählten 14 % der befragten Teilnehmer das Ressourcenmanagement als ihre größte Herausforderung.
Beim Ressourcenmanagement dreht sich alles um Ihr Team und die Systeme und Arbeitsabläufe, die es nutzt, um einen erfolgreichen Mandantenauftrag zeitnah zu erledigen. Es muss sorgfältig überlegt werden, wie Ihr Team Informationen sammelt und dokumentiert und ob dies effizient, sicher und benutzerfreundlich geschieht.
Generell gilt: Je weniger Systeme, desto besser. Die Förderung und Abbildung der Teamtransparenz über mehrere Systeme hinweg kann ein Risiko für Effizienz und Transparenz darstellen. Deshalb können alle wichtigen Prozesse in Circit erledigt werden: So kann sich das Team auf nur ein System verlassen, um mehrere Funktionen zu erfüllen.
Transparenz in der Zusammenarbeit
Der Einsatz von Cloud-Technologie wie Circit fördert Echtzeit-Datenaktualisierungen und Synergien für eine verbesserte Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Audit-Trails und Berichte über die jüngsten Aktionen innerhalb der Technologie geben Aufschluss über den Stand des Auftrags. Der Zugriff auf ein zentrales Datenrepository zur Überprüfung der gesamten Historie eines Kundenauftrags wird wiederum eine qualitativ hochwertigere Kommunikation mit Kunden und Team-Stakeholdern fördern.
Eine solche Transparenz schafft klare Audit-Trails und Dokumentationen, was an sich schon ein Ziel ist. Sie kann Ihrem Unternehmen auch helfen, sich bei spezifischen Audits oder bei der Akquise von Neugeschäft von der Konkurrenz abzuheben.
Datenerfassung & -analyse
Wenig überraschend wählten 28 % der Teilnehmer die Datenerfassung und -analyse als ihre größte Herausforderung.
Circit ist eine direkt regulierte Plattform und ein AISP („Account Information Service Provider“), was bedeutet, dass wir Wirtschaftsprüfern und Buchhaltern helfen, Genehmigungen von ihren Kunden einzuholen, um direkt von deren Bankkonten auf Transaktionsdaten und Kassenbestände zuzugreifen. Mit diesen Genehmigungen erhalten Audit-Teams die Möglichkeit, standardisierte Ausgaben von Listen von Verifizierte Transaktionen aus der Quelle für Datenmodellierung und -tests zu erhalten.
Der zweite Teil ist die Analyse. Unsere Kunden und Teilnehmer möchten manuelle Berechnungen minimieren und zu größeren Stichprobenumfängen übergehen, die sogar 100 % der Transaktionen umfassen können.
Qualität des Auftrags
Das letzte Thema ist die Qualität des Auftrags.
Die Wirtschaftsprüfung wird zu einem zeitlich stark beanspruchten Umfeld, und mit den bevorstehenden Änderungen an ISA 240 und ISA 315suchen Unternehmen zunehmend nach Technologie, um eine Vielzahl von Kundenaufträgen zu verwalten, und ermöglichen es gleichzeitig Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, ihre Abläufe zu skalieren, um noch strengere Tests durchzuführen, um die Risiken von Falschaussagen oder Betrug zu bewerten.
Wie bereits erwähnt, ist Teamtransparenz ein wichtiges Element, bei dem Technologie helfen kann. In Circit haben wir unser Action Area Dashboard, das einen vollständigen, ganzheitlichen Überblick über jeden Kundenauftrag während des gesamten Prüfungs- und Nachprüfungszeitraums bietet. Wir stellen dem Team auch eine standardisierte Abfrageliste zur Verfügung, damit die Kommunikation konsistent und professionell erfolgen kann. Dies kann auch dabei helfen, zu erkennen, wenn ein Kunde nicht wie erwartet mitwirkt.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Zukunft der Wirtschaftsprüfung ist da. Die historischen Audit-Prozesse mit manuellen, langsamen und kostspieligen Arbeitsabläufen werden obsolet, insbesondere aufgrund des erhöhten Risikos bei manuellen Prozessen und der Veränderungen der regulatorischen Anforderungen.
Der Eintritt in diese neue Landschaft bietet die Möglichkeit, Effizienz zu schaffen und dafür die beste Technologie ihrer Klasse zu nutzen. Bei Circit ist es unsere Mission, die vertrauenswürdige Quelle in jeder Geschäftstransaktion zu verifizieren.
Um dies in Aktion zu sehen, finden Sie eine Demonstration von Circit in der untenstehenden Webinar-Aufzeichnung. Oder kontaktieren Sie uns für ein Beratungsgespräch speziell auf Ihre Kanzlei und Ihre Prüfungsbedürfnisse zugeschnitten.
