Las reuniones de cierre son una parte fundamental del proceso de auditoría. Requieren que auditores y clientes se reúnan una vez finalizado el trabajo de campo de la auditoría para discutir cómo se desarrolló la auditoría, los hallazgos relevantes y los puntos de acción. Aportan valor a ambas partes: los clientes se benefician de la información sobre áreas del negocio que pueden mejorarse, como los controles financieros, y los auditores reciben retroalimentación sobre sus hallazgos de auditoría.
Los desafíos comunes tanto durante la auditoría como en la reunión de cierre incluyen el seguimiento de las comunicaciones: el rastro de auditoría, los archivos, las excepciones y las respuestas a las consultas. La solución de Circit PBC Client Collaboration ofrece una solución a esto al proporcionar una visibilidad mejorada de los archivos (con la posibilidad de comunicarse a nivel de archivo o de consulta), informes exhaustivos y una colaboración fluida con el cliente.
Gestión de las expectativas del cliente
A menudo se exige a los auditores que realicen sus auditorías en un corto período de tiempo, para permitir a los clientes presentar sus estados financieros lo antes posible en el año. Esto puede ser especialmente relevante para empresas grandes o cotizadas.
Puede ser un desafío gestionar los plazos de estas auditorías y asegurar que todo el trabajo de campo se complete a un nivel satisfactorio. Mientras tanto, los clientes deben equilibrar sus obligaciones internas y asegurarse de colaborar con el auditor en sus áreas de responsabilidad. Los retrasos en la obtención de la información relevante son comunes y el auditor no puede comenzar sin la información requerida, lo que provoca más retrasos.
La Colaboración con Clientes PBC de Circit proporciona informes detallados y perspicaces para que el auditor comprenda el tiempo dedicado a cada cliente, hasta el nivel de consulta. Estos datos pueden ser muy útiles al discutir cualquier exceso de tiempo con los clientes durante la reunión de cierre, ya que el auditor puede identificar claramente si hubo retrasos debido a que el cliente no respondió o no cumplió con los plazos acordados.
Estos datos también son muy útiles al planificar el encargo del año siguiente, ya que permiten al auditor asignar la cantidad de tiempo correcta para cada sección de la auditoría y asegurar que los recursos se asignen para que el trabajo se complete a tiempo. También puede identificar la necesidad de aumentar el tiempo dedicado al trabajo o de incrementar la tarifa. Estas conversaciones pueden ser difíciles de mantener, pero se facilitarán significativamente con datos de alta calidad que las respalden.
Visibilidad
La Colaboración con Clientes PBC proporciona un punto de acceso único y completo para compartir documentos y colaborar con los clientes de forma segura. Cada punto de comunicación se registra y se rastrea en el rastro de auditoría, garantizando una transparencia total entre el auditor y el cliente en cuanto al estado de las consultas de auditoría. En la reunión de cierre, tanto el auditor como el cliente están de acuerdo en lo que debe completarse antes de firmar los estados financieros.
Al utilizar una herramienta como esta, el responsable del cliente (por ejemplo, el director financiero o el director de finanzas) puede asegurarse de que cualquier elemento pendiente se asigne a la persona correcta de su equipo y de que los plazos estén claramente establecidos. Utilizar un método más tradicional para gestionar la lista PBC, como una hoja de cálculo de Excel o un correo electrónico, puede llevar mucho tiempo y carece de un rastro de auditoría claro e inmutable. Al utilizar y trabajar con diferentes versiones, la posibilidad de falta de comunicación entre el cliente y el auditor aumenta considerablemente.
Relaciones más sólidas con los clientes
Cuando el auditor puede preparar la reunión de cierre con la información clara y transparente recopilada a través de la Colaboración con Clientes PBC de Circit, permite que la reunión se centre en servicios de valor añadido y en los conocimientos adquiridos por los auditores durante la auditoría.
Dado que toda la comunicación entre el auditor y el cliente ha tenido lugar en la plataforma segura, cada consulta y archivo puede ser revisado y la comunicación a nivel de archivo es posible para gestionar de forma rápida y eficiente las excepciones o preguntas que deben abordarse antes de que la auditoría se considere completada.
Utilizar la Colaboración con Clientes PBC como herramienta para ayudar en la planificación de futuros encargos y en la reunión de cierre de la auditoría actual es una forma eficiente de asegurar que todos los problemas se planteen y resuelvan, al tiempo que se fomentan relaciones más sólidas con los clientes y una mayor confianza en el auditor. Los clientes están totalmente comprometidos e involucrados en el proceso, lo que significa que son conscientes de cualquier problema antes de la reunión de cierre.
Colaboración con Clientes PBC de Circit
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